Ratgeber · E-Rechnung

E-Rechnung-Pflicht 2025: Wer, ab wann, welches Format?

Die Kurzantwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, muss die B2G-Regeln beachten; dort kann XRechnung schon heute Pflicht sein. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen empfangen können, bleiben vom B2B-Pflicht-Versand aber befreit. Als Formate gelten XRechnung und ZUGFeRD; ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Die Stichtage bis 2028 im Überblick

Die Pflicht startet nicht für alle am selben Tag: Empfangen müssen Unternehmen seit 2025, der Versand wird 2027/2028 gestaffelt Pflicht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene frühere Regeln.

Stichtage der E-Rechnungspflicht in Deutschland
Stichtag Was gilt
seit 27.11.2020 XRechnung-Pflicht für Rechnungen an den Bund (B2G, E-Rech-VO); die Bundesländer haben mit eigenen Regelungen nachgezogen.
seit 01.01.2025 Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe und Rechtsform, auch Kleinunternehmer.
bis 31.12.2026 Übergangsfrist: Papier bleibt im B2B vorübergehend möglich; PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
ab 01.01.2027 Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028 Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Rechtsgrundlagen: Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG), E-Rechnungsverordnung des Bundes. Verbindliche Auskünfte gibt das Bundesministerium der Finanzen.

Welche Regel gilt für Ihren Fall?

Entscheidend ist nicht nur, wer die Rechnung schreibt, sondern auch, an wen sie geht: Unternehmen, öffentliche Auftraggeber, Kleinunternehmer und Vermieter können unterschiedlich einzuordnen sein.

Sie liefern an öffentliche Auftraggeber (B2G)

Pflicht gilt heute

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen je nach Auftraggeber und Auftragswert schon heute als E-Rechnung eingereicht werden – meist als XRechnung mit Leitweg-ID. Das kann auch Kleinunternehmer betreffen.

Sie stellen Rechnungen an Unternehmen (B2B)

Versand ab 2027/2028

Empfangen können müssen Sie schon heute. Versenden müssen Sie ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle). Wer früher umstellt, spart sich den Stress am Stichtag.

Sie sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Empfang Pflicht, B2B-Versand befreit

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zur Ausstellung im B2B sind sie ausgenommen; bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten aber zusätzlich die B2G-Regeln.

Sie arbeiten für Vermieter oder verwaltete Objekte

Nicht automatisch B2C

Ein Vermieter kann umsatzsteuerlich Unternehmer sein – auch bei steuerfreier Wohnraumvermietung. Wer als Handwerker oder Dienstleister für ein vermietetes Objekt abrechnet, schreibt daher nicht zwingend an einen Privatkunden.

Sie schreiben nur Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Keine Pflicht

Für Rechnungen an echte Endverbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Entscheidend ist aber, ob der Empfänger privat handelt oder als Unternehmer auftritt.

Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung (u. a. Unternehmerbegriff, Kleinunternehmer, Empfangspflicht) und E-Rechnung in der Bundesverwaltung (B2G-Regeln).

XRechnung oder ZUGFeRD – was brauche ich?

XRechnung ist ein reines XML-Datenformat und der Standard der öffentlichen Verwaltung. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit denselben strukturierten Daten – im B2B oft die praktischere Wahl. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

Ein normales PDF wird also nicht durch Umbenennen zur E-Rechnung. Es wird erst dann konform, wenn die Rechnungsdaten zusätzlich strukturiert nach EN 16931 vorliegen: bei ZUGFeRD als eingebettetes XML im PDF/A-3, bei XRechnung als reine XML-Datei.

Als Faustregel gilt: Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie in der Regel XRechnung. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil der Empfänger zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht bekommt.

Vergleich der Formate XRechnung und ZUGFeRD
Merkmal XRechnung ZUGFeRD
Aufbau reines XML (strukturierte Daten) PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Hybrid)
Für Menschen lesbar nur mit Software ja – das PDF ist die Ansicht
Typischer Einsatz öffentliche Auftraggeber (B2G) Unternehmen untereinander (B2B)
Norm EN 16931 (CIUS XRechnung) EN 16931 (ab Profil EN 16931)

Leitweg-ID: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, besonders an den Bund, brauchen Sie meist zusätzlich die Leitweg-ID. Sie ist die Adressnummer, die Ihre XRechnung der richtigen Behörde zuordnet. In der Regel erhalten Sie sie mit der Bestellung oder vom Auftraggeber; fehlt sie, kann die Rechnung nicht korrekt zugestellt oder abgelehnt werden.

Was jetzt zu tun ist

  1. 1

    Klären, wer an wen abrechnet

    Entscheidend ist, wer die Rechnung stellt, wer sie bekommt und welcher Stichtag gilt: Unternehmen, öffentliche Auftraggeber, Vermieter, Kleinunternehmer oder echte Privatkunden können unterschiedlich einzuordnen sein.

  2. 2

    Empfang und Lesbarkeit sicherstellen

    Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang oft aus. Zusätzlich brauchen Sie eine Möglichkeit, XML-Rechnungen lesbar anzuzeigen und sauber abzulegen.

  3. 3

    Versand umstellen – ohne Software-Wechsel

    Bestehende Excel- oder PDF-Rechnungen lassen sich in konforme XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Genau das machen wir zum Festpreis.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, weil ihm die strukturierten Rechnungsdaten fehlen. Eine E-Rechnung muss nach EN 16931 elektronisch auslesbar sein – in der Praxis als XRechnung oder ZUGFeRD.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit 2025 – auch Kleinunternehmer. Von der Pflicht zur Ausstellung im B2B sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten jedoch zusätzlich die B2G-Regeln; dort kann XRechnung trotzdem Pflicht sein.
Müssen Handwerker an Vermieter E-Rechnungen schreiben?
Das kann relevant werden. Vermieter können umsatzsteuerlich Unternehmer sein – auch wenn sie Wohnraum steuerfrei vermieten. Wer für ein vermietetes Objekt arbeitet, schreibt deshalb nicht automatisch an einen Privatkunden. Entscheidend ist der konkrete Empfänger und ab 2027/2028 zusätzlich, ob die Versandpflicht greift.
Was passiert, wenn wir nicht umstellen?
Behörden weisen Rechnungen ohne XRechnung-Format zurück – Sie warten auf Ihr Geld. Im B2B riskieren Sie ab Ihrem Stichtag, dass Ihre Rechnung nicht als ordnungsgemäß gilt; Ihrem Kunden droht dann der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Welche Übergangsfristen gibt es noch?
Bis Ende 2026 dürfen B2B-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch als Papier oder PDF verschickt werden. Ab 2027 müssen Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen senden, ab 2028 alle.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht zwingend. Bestehende Rechnungen aus Excel oder PDF lassen sich in konforme E-Rechnungen umwandeln – ohne Wechsel der gewohnten Programme. Genau das machen wir mit unserem Festpreis-Paket.

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