E-Rechnung-Umstellung

E-Rechnung erstellen & umstellen – aus Excel oder PDF.

Sie schreiben Rechnungen weiter wie bisher. Wir erweitern Ihre bestehende Rechnungserstellung um E-Rechnungen: Aus Excel oder PDF wird eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.

Festpreis-Paket anfragen Paket ansehen
E-Rechnung-Generator von Brainova: Excel- und Outlook-Plugin – aus Excel- oder PDF-Rechnungen werden XRechnung/ZUGFeRD

E-Rechnung-Pflicht kurz erklärt: Termine und Formate.

Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eigene E-Rechnungen werden 2027/2028 gestaffelt Pflicht; für Rechnungen an den Bund gilt XRechnung schon seit 27.11.2020.

Termine der E-Rechnungspflicht in Deutschland
Stichtag Was gilt
seit 27.11.2020 XRechnung-Pflicht für Rechnungen an den Bund (B2G, E-Rech-VO); die Bundesländer haben mit eigenen Regelungen nachgezogen.
seit 01.01.2025 Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe und Rechtsform, auch Kleinunternehmer.
bis 31.12.2026 Übergangsfrist: Papier bleibt im B2B vorübergehend möglich; PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
ab 01.01.2027 Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028 Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Unternehmen.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten nach der europäischen Norm EN 16931 – ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Datenformat und der Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Menschen sehen ein lesbares PDF, Software liest die eingebetteten XML-Rechnungsdaten.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ordnet eine XRechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber zu; fehlt sie, kann die Rechnung nicht korrekt zugestellt oder abgelehnt werden.

Unsicher, welche Regel für Sie gilt? Unser Ratgeber erklärt Fallgruppen, Übergangsfristen und Formate im Detail: E-Rechnung-Pflicht – wer, ab wann, welches Format?

So nehmen wir Ihnen das ab

In drei Schritten zur fertigen E-Rechnung.

  1. 1

    Ist-Aufnahme – remote

    Wir klären per Telefon oder Remote-Sitzung, wie Ihre Rechnung heute entsteht: Ablauf, Programm, Vorlage, Empfänger und Sonderfälle. Deutlich kompakter als ein Beratungstag.

  2. 2

    Vorlage anbinden

    Wir installieren das Tool bei Ihnen und passen es an Ihre bestehende Excel- oder PDF-Rechnung an. Daraus entsteht eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.

  3. 3

    Testlauf und Einweisung

    Wir prüfen echte Beispielrechnungen, validieren das Ergebnis und zeigen Ihrem Team, wie die E-Rechnung im Alltag erzeugt wird. Ändern sich Formate oder gesetzliche Vorgaben, aktualisieren wir Ihr Tool im Rahmen des Pflegepakets.

Ein Paket, ein Festpreis – keine Tagessatz-Überraschung.

Sie wissen vor Beginn, was es kostet. Mit der optionalen Pflege aktualisieren wir Ihr Tool, wenn sich Formate oder gesetzliche Vorgaben ändern.

Das E-Rechnung-Paket

Im Festpreis enthalten ist die Umstellung einer Rechnungsvorlage für einen Mandanten – von der Ist-Aufnahme bis zur Einweisung.

Im Festpreis enthalten

  • Ist-Aufnahme remote
  • XRechnung & ZUGFeRD inkl. Formatberatung
  • Installation bei Ihnen
  • Anpassung an eine Rechnungs­vorlage (Excel oder PDF)
  • Erzeugung der E-Rechnung einrichten
  • Testlauf + Validierung
  • Einweisung Ihres Teams

Wenn Sie mehr brauchen: Weitere Vorlagen, ERP-Integration oder Umsetzung vor Ort kalkulieren wir transparent dazu. Die lesbare Anzeige eingehender E-Rechnungen ist inklusive; einen automatischen Empfangs-Workflow für Eingang, Ablage und Weiterleitung entwickeln wir auf Wunsch passend zu Ihren Abläufen.

Festpreis, vorher bekannt

ab 1.990 €*

Festpreis-Paket anfragen

Optionale Pflege für 240 €/Jahr* – Format- & Gesetzesupdates, Funktionsgarantie und Support inklusive.

* Alle Preise zzgl. USt.

Sie liefern an öffentliche Auftraggeber?

Dann kann die Pflicht schon heute gelten.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen je nach Auftraggeber und Auftragswert schon heute als E-Rechnung eingereicht werden, meist als XRechnung mit Leitweg-ID. Ein einfaches PDF reicht dafür nicht. Wir richten die XRechnung-Erzeugung ein und zeigen Ihnen, wo die Leitweg-ID in Ihrer Rechnung gepflegt wird.

B2G kompakt

  • Bund: XRechnung-Pflicht seit 27.11.2020
  • Länder: eigene Regeln, je nach Auftraggeber prüfen
  • Nötig: XRechnung + Leitweg-ID
Festpreis-Paket anfragen

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Nein. Wir setzen auf dem auf, was Sie haben, und erweitern Ihre bestehende Rechnungserstellung um E-Rechnungen. Ihre Abläufe bleiben, nur das Ausgabeformat wird gesetzeskonform.
Wir schreiben Rechnungen in Excel. Geht das trotzdem?
Ja. Genau dafür ist unser Tool gebaut: Aus Ihrer bestehenden Excel-Vorlage oder aus PDF wird eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten – ohne dass Sie umlernen müssen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines Datenformat (XML) und der Standard der öffentlichen Verwaltung. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten: Menschen sehen ein PDF, Software liest die Daten. Welches Format Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab; wir beraten dazu im Paket.
Wir liefern an öffentliche Auftraggeber – was gilt für uns?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene B2G-Regeln: beim Bund seit 27.11.2020, in den Bundesländern je nach Regelung ebenfalls. Je nach Auftraggeber und Auftragswert brauchen Sie meist XRechnung plus Leitweg-ID. Wir richten die XRechnung-Erzeugung ein und zeigen Ihnen, wo die Leitweg-ID gepflegt wird.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die Kennung, mit der eine XRechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber zugeordnet wird. Sie bekommen sie in der Regel vom Auftraggeber, zum Beispiel mit der Bestellung; fehlt sie, kann die Rechnung nicht korrekt zugestellt oder abgelehnt werden.
Müssen wir E-Rechnungen auch empfangen können?
Ja. Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von der Größe. Die lesbare Anzeige eingehender E-Rechnungen ist im Festpreis-Paket enthalten; einen automatischen Empfangs-Workflow (Eingang, Ablage, Weiterleitung) entwickeln wir auf Wunsch passend zu Ihren Abläufen.
Ab wann müssen wir selbst E-Rechnungen ausstellen?
Gestaffelt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können die B2G-Regeln schon heute greifen. Bis Ende 2026 bleibt Papier im B2B vorübergehend möglich; PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
Landen unsere Daten dabei in einer US-Cloud?
Nein. Das E-Rechnung-Tool läuft bei Ihnen im Haus, nicht in einer Cloud. Ihre Rechnungsdaten bleiben in Ihrer Umgebung.
Was kostet die Umstellung?
Das E-Rechnung-Paket gibt es zum Festpreis ab 1.990 € netto (eine Vorlage, ein Mandant). Optional gibt es das Pflegepaket für 240 €/Jahr netto – mit Format- und Gesetzesupdates, Funktionsgarantie und Support.

Mehr als E-Rechnung? Sehen Sie, wie wir Routineaufgaben mit intelligenter Software automatisieren.

E-Rechnung von der To-do-Liste streichen?

Schreiben Sie uns, wie Sie Rechnungen heute schreiben. Wir klären, welche Anpassungen nötig sind, und nennen Ihnen den konkreten Festpreis.

Festpreis-Paket anfragen